Khi thực hiện một số thủ tục hành chính, cơ quan nhà nước thường yêu cầu các tài liệu nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự để có thể sử dụng ở Việt Nam. Vậy hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu nước ngoài thực hiện như thế nào? Cùng tìm hiểu tại bài viết dưới đây.

1. Hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu là gì?

Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam. Việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự chỉ là chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu, không bao hàm chứng nhận về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu.

2. Các loại giấy tờ nước ngoài thường được yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự

3. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu

Dưới đây là tóm tắt 5 bước để hợp pháp hóa lãnh sự một tài liệu nước ngoài theo quy định tại Nghị định 111/2011/NĐ-CP:

Bước 1. Chuẩn bị tài liệu

• Nếu tài liệu là bản gốc được cấp bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền của nước sở tại, chuyển đến Bước 2.
• Nếu tài liệu là bản sao (ví dụ đăng ký kinh doanh, bằng đại học), hoặc tài liệu được xác nhận bởi công ty nước ngoài (ví dụ xác nhận kinh nghiệm làm việc của người lao động), tài liệu này cần được xác nhận bởi văn phòng công chứng của nước sở tại.
• Tài liệu có thể được yêu cầu dịch sang tiếng Việt, tiếng Anh, nếu tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên.

Bước 2. Chứng thực tài liệu bởi Bộ ngoại giao của nước cấp tài liệu

Sau khi hoàn thành Bước 1, tài liệu cần được xác nhận/chứng thực bởi Bộ ngoại giao của nước cấp tài liệu đó. Thời gian và chi phí Bộ ngoại giao nước sở tại hoàn thành việc xác nhận tài liệu tùy vào từng nước.

Vui lòng tham khảo website của Bộ ngoại giao của nước sở tại để tìm hiểu dịch vụ xác nhận tài liệu. Ví dụ:

Bước 3. Hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu

Phương án 1: Thực hiện tại nước ngoài

Người nộp hồ sơ đến trực tiếp Đại sứ quán/lãnh sự quán của Việt Nam tại nước cấp tài liệu để thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự

Bộ hồ sơ bao gồm:

• 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự;
• Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
• 01 bản sao giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
• Tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao (kết quả của Bước 2), và 1 bản chụp
• 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh (nếu được yêu cầu)
• Trường hợp hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được gửi qua đường bưu điện thì phải kèm theo phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận.

Phương án 2: Thực hiện tại Việt Nam

Sau khi tài liệu đã được xác nhận bởi Bộ ngoại giao nước sở tại (kết quả của Bước 2), tài liệu có thể chuyển đến Việt Nam để thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự. Thủ tục sẽ được chia thành 2 bước nhỏ hơn như sau:

– Bước a. Tài liệu cần được xác nhận lãnh sự tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán của nước cấp tài liệu tại Việt Nam.

Lưu ý, không phải Đại sứ quán/Lãnh sự quán nước ngoài nào cũng cung cấp dịch vụ này. Vì vậy, người nộp hồ sơ cần liên hệ trước với Đại sứ quán/Lãnh sự quán nước ngoài để hỏi về dịch vụ trước khi quyết định thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam.

– Bước b. Tài liệu được hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ ngoại giao Việt Nam

Địa điểm thực hiện:

• Tại Hà Nội: Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao. Địa chỉ: số 40 Trần Phú, quận Ba Đình, Hà Nội
• Tại TP. Hồ Chí Minh: Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh – Bộ Ngoại giao. Địa chỉ: 6 Alexandre de Rhodes, Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh

Bộ hồ sơ gồm:

• 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự;
• Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
• 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
• Tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận và 1 bản chụp để lưu lại tại Bộ Ngoại giao
• 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu được yêu cầu)
• Trường hợp hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được gửi qua đường bưu điện thì phải kèm theo phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận.

Đối với cả 2 phương án trên, thời hạn giải quyết theo quy định là 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ. Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc.

Bước 4. Dịch thuật công chứng tài liệu sang tiếng Việt

Tài liệu bằng tiếng nước ngoài muốn được sử dụng trong các thủ tục hành chính ở Việt Nam cần phải được dịch thuật công chứng sang tiếng Việt. Dịch thuật công chứng bao gồm hai công đoạn:

• Đầu tiên, dịch thuật viên sẽ chuyển đổi nội dung của văn bản đó từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt.
• Tiếp theo, tài liệu đã dịch thuật sẽ được gửi đến Phòng tư pháp cấp quận, huyện. Tại đây, nhân viên hành chính có trách nhiệm sẽ thực hiện kiểm tra tính chính xác của bản dịch so với bản gốc. Sau đó, họ sẽ đóng con dấu xác nhận và gửi trả lại người đề nghị dịch thuật công chứng.

Bước 5. Sử dụng tài liệu tại Việt Nam

Sau khi hoàn thành 4 bước nêu trên, tài liệu nước ngoài đã hợp lệ để sử dụng trong việc thực hiện các thủ tục hành chính ở Việt Nam.

3. Tổng thời gian để hoàn thành việc hợp pháp hóa lãnh sự là bao lâu?

Tùy vào từng quốc gia. Thông thường, tổng thời gian hoàn thành việc hợp pháp hóa lãnh sự là từ 3 tuần – 2 tháng.

4. Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu của Nova Law

Thủ tục xin hợp pháp hóa lãnh sự cho một tài liệu nước ngoài khá phức tạp. Vì vậy, Nova Law cung cấp dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự cho các tài liệu nước ngoài đã được đóng dấu xác nhận bởi Bộ ngoại giao của nước cấp tài liệu. Thời gian thực hiện là từ 5 ngày làm việc. Vui lòng liên hệ Nova Law để được báo giá dịch vụ.